Asiakas- ja toimittajarekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Suomen Keskuskodit Oy ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt
Hämeenkatu 15 B 13, 33100 Tampere
roope.tammi@keskuskodit.fi
(jäljempänä ”Keskuskodit”)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Roope Tammi
Hämeenkatu 15 B 13, 33100 Tampere
roope.tammi@keskuskodit.fi
Rekisterin nimi
Asiakas- ja Toimittajarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjälle kuuluva oikeutettu etu käsitellä tietoja ja viestiä sidosryhmien yhteyshenkilöille heidän vastuualueeseensa liittyvistä asioista. Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla myös asiakkuuksien hoito, sopimuksiin liittyvien tai lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä Keskuskotien tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Käsittelyperusteena voi olla myös markkinointi, myynti, viestintä tai henkilön suostumus.
Rekisterin tietosisältö
Asiakas- ja toimittajarekisterin yhteydessä käsitellään seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja, jotka voivat olla seuraavan tyyppisiä:
Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja julkisista lähteistä, kuten internetistä yritysten julkisilta verkkosivuilta, verkon yhteisöpalveluista tai muista vastaavista rekistereistä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja kerätään henkilöiltä itseltään esimerkiksi puhelujen, sähköpostien, digitaalisiin palveluihin kirjautumisen ja vierailujen yhteydessä.
Toisinaan on tarpeen kerätä henkilötietoja muulta taholta kuin henkilöltä itseltään, esimerkiksi henkilön työnantajalta, yritysten julkisilta verkkosivuilta, verkon yhteisöpalveluista tai muista vastaavista rekistereistä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tällainen henkilötietojen kerääminen saattaa olla tarpeen Keskuskotien tai kolmannen tahon, kuten henkilön työnantajan oikeutettujen etujen vuoksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
Henkilötietojen automaattinen kerääminen ja evästeet
Keskuskodit käyttää verkkosivustollaan evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkosivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Eväste ei ole ohjelma eikä se sisällä viruksia tai levitä haittaohjelmia.
Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Kirjaamme automaattisesti seuraavat tiedot:
Henkilötietojen luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Keskuskodit saattaa siirtää verkkosivustojensa ja palveluidensa kautta keräämiään henkilötietoja kulloinkin samaan konserniin kuuluville tytär- ja/tai osakkuusyrityksille tai samaan konserniin kuuluvien tytäryritysten sopimuskumppaneille tilanteissa, joissa sopimusvelvoitteiden täyttäminen tai muu käsittelyperuste sitä edellyttää.
Henkilötietojen käsittelyssä hyödynnetään Keskuskotien lukuun toimivia alihankkijoita. IT-hallinto on ulkoistettu ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Osa Keskuskotien käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa. Keskuskodit ei luovuta henkilötietoja muille kuin edellä mainituille tahoille, ilman pakottavaa lainsäädännöstä johtuvaa syytä.
Henkilötietojen suojaamista koskevat turvatoimet ja menettelyt
Keskuskodit toteuttaa ja ylläpitää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojaustoimenpiteitä, joilla suojataan henkilötietoja tahattomalta tai laittomalta tuhoutumiselta, katoamiselta, vahingoittumiselta tai muuttumiselta sekä luvattomalta luovuttamiselta, väärinkäytöltä tai muulta lainvastaiselta käsittelyltä.
Henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niiden käsittelyoikeus on rajattu henkilöihin, joilla on tarve päästä niihin tehtäviensä vuoksi. Henkilötietoja säilytetään tunnistettavassa muodossa vain niin kauan kuin käyttötarkoituksen mukaan on tarpeellista ja/tai rekisteröity pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot. Käyttötarkoituksen lakattua ja/tai rekisteröidyn pyynnöstä poistamme henkilötiedot, jollei voimassa oleva lainsäädäntö velvoita meitä säilyttämään henkilötietoja lainmukaiseen tarkoitukseen. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehditaan sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan tai hävitetään viipymättä.
Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti nimetylle yhteyshenkilölle. Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö pyydetään lähettämään ylempänä mainittuun osoitteeseen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta.
Tietosuojaselosteen muutokset
Keskuskodit voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Keskuskodit suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.